Wie hält man Generalversammlungen in Coronazeiten ab?

Ein Überblick:

- Die Sitzung findet physisch statt, unter Einhaltung der sozialen Distanz und der Hygienemaßnahmen. Dies bietet sich an für Vereinigungen, die nur wenige Mitglieder und die entsprechenden Räumlichkeiten zur Verfügung haben.

- Die Sitzung findet aus der Distanz als Telefon- oder Videokonferenz statt. Hierbei muss die Vereinigung garantieren, dass alle Mitglieder über die technischen Voraussetzungen verfügen.

- Die Sitzung findet aus der Distanz durch schriftliche Abstimmung statt (einstimmig und ohne Aussprache). Dazu muss der Verwaltungsrat die Tagesordnungspunkte ausführlich beschreiben mit einer Beschlussvorlage, sodass die Mitglieder eine klare Entscheidungsgrundlage haben. Die Entscheidungen können über Abstimmungsformulare erfolgen, die jedes Mitglied mit der Einladung erhält Die Mitglieder können dazu Fragen an die Verwalter formulieren.

- Das Verwaltungsorgan der Vereinigung kann auch beschließen, die Generalversammlung zu verschieben und innerhalb von zehn Wochen nach Ablauf der Frist für die Genehmigung des Rechnungsabschlusses (in der Regel der 30. Juni) einen Termin zu wählen. Für den Fall gelten verschiedene Zeiträume für die Ausnahmeregelung:

Es ist möglich, eine bereits einberufene Sitzung zu verschieben, vorausgesetzt, dass die Mitglieder entsprechend informiert werden (per E-Mail, Telefon...).

Oberstes Prinzip ist, dass die VoG allen Mitgliedern die Möglichkeit bieten muss, sich aktiv in einer Generalversammlung zu beteiligen. Sollte dieses Grundrecht aufgrund technischer Gegebenheiten nicht für alle Mitglieder möglich sein, ist die Durchführung einer „elektronischen“ Generalversammlung nicht ratsam.

Bei einer kleinen VoG mit wenigen Mitgliedern, die alle gleichzeitig per Telefon- und Videokonferenz an einer Generalversammlung teilnehmen und auch aktiv intervenieren können, ist eine solche Videokonferenz denkbar. Optimal ist eine Verschiebung der ordentlichen Generalversammlung.

Die Arbeit des Verwaltungsorgans (Verwaltungsrat): Der Verwaltungsrat ist ein kollegiales Gremium. Jeder Entscheidungsfindung sollte normalerweise eine mündliche Debatte vorausgehen. Der Normalfall ist die Verwaltungsratssitzung, bei der alle Mitglieder persönlich anwesend sind. Allerdings sind auch schriftliche Entscheidung oder Videokonferenzen möglich. Während derCoronakrise werden die Regeln für die Organisation der Verwaltungsratssitzungen gelockert. Diese Maßnahmen sind bis einschließlich 30. Juni in Kraft.

Einreichen von Dokumenten nach der Generalversammlung: Die Unternehmensgerichte, bei denen die VoGs ihren Jahresabschluss und das Budget hinterlegen müssen, nehmen die Dokumente unter Einhaltung der Einschränkungen entgegen. Empfohlen wird, die Dokumente per Post zu hinterlegen. Was die Hinterlegung bei der Nationalbank betrifft, ändert sich in der Coronakrise nicht viel. Seit Anfang des Jahres ist die Hinterlegung von Jahresabschlüssen auf Papier abgeschafft. Die digitale Hinterlegung ist nun üblich. (red)

Infos bei der Servicestelle Ehrenamt im Ministerium (E-Mail: dieter.gubbels@dgov,be ) oder auf www.ostbelgienlive.be/ehrenamt