Mietnebenkosten richtig abrechnen: Worauf Sie genau achten müssen

Für die Zahlung der Nebenkosten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Mieter zahlt mithilfe von Vorauszahlungen die tatsächlich entstandenen Kosten. Diese werden mindestens einmal im Jahr abgerechnet.

2. Der Mieter zahlt neben der eigentlichen Miete einen Pauschalbetrag für die Nebenkosten.

Wird im Vertrag nichts vorgesehen, so muss der Mieter immer für die tatsächlich entstandenen Kosten zahlen. Darunter versteht man zum Beispiel den Verbrauch von Wasser, Heizung und Strom, Reinigungskosten, Müllabgaben, usw.

Die Zahlungsformen: Die meisten Mietverträge sehen eine monatliche Vorauszahlung vor. Einmal im Jahr erstellt der Vermieter eine detaillierte Abrechnung der entstandenen Kosten und verrechnet die Vorauszahlungen damit. Wurde zu viel angezahlt, wird dem Mieter die Differenz zurückerstattet. Ansonsten muss er den fehlenden Betrag nachzahlen.

Im Mietvertrag kann aber für die Nebenkosten auch eine Pauschale vorgesehen werden. In diesem Fall darf der Vermieter keine Abrechnung erstellen und die Kosten müssen nicht belegt werden. Ein pauschaler Betrag entspricht aber nie den reellen Verbrauchskosten des Mieters. So tragen Mieter und Vermieter das Risiko, dass die tatsächlichen Mietnebenkosten höher oder niedriger ausfallen können.

Gerade bei den hohen Energiepreisen haben Vermieter mit Pauschalen zurzeit finanzielle Verluste zu beklagen, da sie für das Defizit aufkommen müssen. Es gibt aber auch Fälle, bei denen Mieter den Verdacht hegen, dass ihre Pauschale viel höher sei als die tatsächlichen Kosten. In beiden Fällen können Mieter wie Vermieter jederzeit eine Anpassung der Pauschale anfordern oder auch auf eine Bezahlung der reellen Kosten umsteigen.

Es gibt auch Mietverträge, die eine Kombination beider Zahlungsformen beinhalten. So werden Reinigungskosten oder die Bezahlung des Hausmeisters (gemeinschaftliche Nebenkosten) durch Pauschalen geregelt, während die Heizkosten über den Verbrauch abgerechnet werden.

Wie sieht eine Abrechnung für Mietnebenkosten aus?

Einmal im Jahr erstellt der Vermieter die detaillierte Abrechnung. Diese muss folgende Elemente enthalten: Die Bezeichnung der Nebenkosten z. B. Wasser, Heizöl, usw. Dann muss der Einzelpreis aufgeführt sein sowie der Verbrauch im Allgemeinen. Beispielsweise 50 Kubikmeter Wasser und ein Verbrauch von 2.000 Liter Heizöl pro Jahr. Ebenso muss auch der Verteilerschlüssel vermerkt sein. Falls Vorauszahlungen geleistet wurden, müssen diese ebenfalls auf der Abrechnung aufgelistet werden

Der oben genannte Verteilerschlüssel legt fest, wie die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Es gibt vier gängige Schlüsselarten:

- Nach Verbrauch: Hier wird der Verbrauch anhand von Zwischenzählern oder Wärmemessern ermittelt.

- Nach Wohnfläche: Mieter, die eine größere Wohnung haben, müssen mehr bezahlen.

- Nach Anzahl Personen: Dies ist oft der Fall beim Wasserverbrauch.

- Nach Wohneinheit: Hat ein Vermieter mehrere Wohnungen in einem Gebäude, können zum Beispiel die Stromkosten so abgerechnet werden.

Zweifel an der Abrechnung:

Wenn Bedenken bei der Abrechnung aufkommen, sollte der Vermieter zuerst seinen Mietvertrag mit der Abrechnung abgleichen. Wenn beispielsweise keine eigenen Zähler vorhanden sind, muss der Mietvertrag detaillierte Informationen zu der Verteilung der Nebenkosten angeben (die Verteilerschlüssel). Sind Ungereimtheiten in der Abrechnung vorhanden, sollte der Vermieter am besten per Einschreiben kontaktiert werden.

Gleichzeitig sollten auch die Belege angefragt werden. Die Belege sind die Wasser-, Heizöl oder Gasrechnungen, die der Vermieter erhalten hat. Kann der Vermieter keine Beweise für die Kosten vorlegen, kann er den Mieter nicht zwingen, diese zu bezahlen. Wohnt der Mieter aber in einem Gebäude mit mehreren Mietparteien, ist der Vermieter nicht verpflichtet, die Belege auszuhändigen. Der Mieter kann sie aber bei ihm persönlich oder in der Verwaltung einsehen.

Wichtig: Die Zahlung des Immobilienvorabzugs geht immer zu Lasten des Vermieters.